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Der Ablauf des Audit berufundfamilie in 10 Schritten:
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Schritt 1 - Das Unternehmen bekundet sein Interesse am Audit:
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Entscheidet sich das Unternehmen zur Durchführung
des Audits, wird mit der im 100% Eigentum des Bundes stehenden Familie & Beruf
Management GmbH. (FBG) eine Vereinbarung über die Teilnahme am Audit abgeschlossen.
Gleichzeitig kann auch ein Förderungsansuchen für einen fixen Teilersatz der externen
Beratungs- und Begutachtungskosten, die bis zur Erlangung des Grundzertifikates bzw.
Zertifikates entstehen, gestellt werden.
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Schritt 2 - Strategieworkshop:
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Die Auditierung beginnt mit dem Strategieworkshop. Ziel dieses Workshops ist die gegenseitige Information und Festlegung
der weiteren zeitlichen und inhaltlichen Vorgehensweise (Auswahl der zu auditierenden Unternehmensbereiche,
Ernennung eines Auditbeauftragten, zur Verfügungstellung von Daten, die für das Audit einen thematischen
Bezug haben). Neben dem Auditor sollen am Strategieworkshop bereits alle repräsentativen entscheidungsbefugten
Vertreter des Unternehmens teilnehmen.
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Schritt 3 - Zusammenstellung einer repräsentativen Projektgruppe:
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Zusammenstellung einer repräsentativen, aus mindestens 5 maximal 15 Personen bestehenden
Projektgruppe. Die Mitglieder sollten aus verschiedenen hierarchischen Ebenen kommen und im
Hinblick auf Alter, Familienstand und Beschäftigungsform repräsentativ für das Unternehmen sein.
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Schritt 4 - Auditierungsworkshop:
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Ziel des eintägigen Auditierungsworkshops ist es, aufgrund des Status quo der bereits vorhandenen familienbewussten
Maßnahmen und mit Hilfe des Kriterienkataloges weiterführende Ziele und Maßnahmen zur Verwirklichung einer
familienbewussten Unternehmenspolitik zu definieren. In diesem Workshop wird das Audit und der
Kriterienkatalog vorgestellt, sowie konkrete Ziele und Maßnahmen erarbeitet und diese in einem
Umsetzungsplan festgelegt. Neben dem Auditor, der als Moderator und externer Experte durch den Workshop
führt, nehmen am Auditierungsworkshop die Mitglieder der repräsentativen Projektgruppe
und der Auditbeauftragte teil.
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Schritt 5 - Begutachtung:
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Die vom Auditor bzw. vom Auditbeauftragten erstellten Ergebnisse (Dokumentation der Auditierung) werden
spätestens 8 Wochen nach dem Auditierungsworkshop der ausgewählten Zertifizierungsstelle
bzw. dem Gutachter zur Begutach­tung übermittelt. Im Rahmen der Begutachtung vor Ort wird die
Einhaltung der formalen Kriterien der Audit-Richtlinien (Einhaltung der Fristen, Zusammensetzung der
Workshopgruppen, Vorliegen der Protokolle, Vollständigkeit der Dokumentation, vollständige
Behandlung aller im Kriterienkatalog enthaltenen Handlungsfelder) überprüft. Weiters wird
begutachtet, ob die im Rahmen des Audits gesetzten Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung einer familienbewussten
Unternehmenspolitik hinreichend und realistisch sind.
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Schritt 6 - Grundzertifikat:
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Fällt die Beurteilung durch den Gutachter positiv
aus, schlägt er das betreffende Unternehmen zur Verleihung des Grundzertifikates Audit berufundfamilie vor.
Das Grundzertifikat wird dem Unternehmen sodann vom zuständigen Bundesminister verliehen. Mit der Verleihung
wird bescheinigt, dass sich das Unternehmen dem Prozess der Auditierung gestellt und weiterführende Ziele und
Maßnahmen zur Verwirklichung einer familienbewussten Personalpolitik erarbeitet hat. Diese Ziele und
Maßnahmen sind in den auf die Verleihung des Grundzertifikats folgenden drei Jahren umzusetzen.
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Schritt 7 - Jährliche Berichterstattung:
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Die Geltungsdauer des Grundzertifikates ist auf drei Jahre beschränkt. Während dieser Zeit ist einmal jährlich ein
Zwischenbericht über die Umsetzung der vorgesehenen Maßnahmen an die FBG zu übersenden. Vor Ablauf des
dritten Umsetzungsjahres erstellt das Unternehmen einen Endbericht und bereitet die Schluss- oder Re-Auditierung vor.
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Schritt 8 - Schluss- oder Re-Auditierungsworkshop:
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Je nach dem, ob sich das Unternehmen für die Beendigung oder Weiterführung der Auditierung entschieden hat, ist ein
eintägiges Schluss- bzw. Re-Auditierungsworkshop vorgesehen. In diesem ist die Überprüfung der Umsetzung
der vereinbarten Ziele und Maßnahmen vorzunehmen und im Falle einer angestrebten Re-Auditierung
weiterführende Ziele und Maßnahmen zur Verwirklichung einer familienbewussten Personalpolitik zu erarbeiten.
Der Ablauf des Schluss- bzw. Re-Auditierungsworkshops wird vom Auditor in einem ausführlichen, den Prozess
nachvollziehbaren Protokoll festgehalten.
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Schritt 9 - Begutachtung:
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Schließlich erfolgt nach ähnlichen, wie unter Schritt 6 beschriebenen Gesichtspunkten, die Begutachtung der vorgenommenen
Schluss- oder Re-Auditierung.
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Schritt 10 - Zertifikat:
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Fällt die Beurteilung durch den Gutachter positiv aus, schlägt er das betreffende Unternehmen zur Verleihung des
Zertifikates Audit berufundfamilie vor. Das Zertifikat wird dem Unternehmen sodann vom zuständigen
Bundesminister für die Dauer von einem Jahr (bei durchgeführter Schluss-Auditierung) oder für die Dauer von drei Jahren
(bei durchgeführter Re-Auditierung) verliehen.
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